Automatización digital y No Code: Ahorra muchas horas de trabajo

Automatizaciones digitales y No Code

Hoy toca hablar de la tecnología de automatización digital (Digital Automation, en inglés) y el movimiento No Code, y, cómo, en unos pocos clics de ratón puedes ahorrar muchas horas de trabajo al mes.

Nos gusta el mundo CAD o el software BIM, pero en toda empresa, sea un despacho de arquitectura, ingeniería, diseño o lo que tengas en mente, hay mucho más.

Estamos hablando de la gestión de la empresa digital, datos y organización; desde los proyectos, trámites con clientes, presupuestos, Emails, a las mil tareas que tocan cada semana. Un trabajo enorme que podemos simplificar, ser más eficaces y rápidos, utilizando un software No Code para automatizar una tarea digital.

Las herramientas No Code acelerarán nuestra productividad y control de la información de forma contúndete

Quieres saber más sobre las herramientas No Code y cómo potenciar tu despacho…

Qué es una aplicación No Code

Una aplicación No Code es un software online diseñado para crear flujos de trabajo y manejo de datos con una visual simple y una administración sencilla ante una premisa importante, su manejo está centrado para gente que NO sabe programar.

Su filosofía se basa en no tener que aprender lenguajes de programación para poder crear apps, páginas web, bots, gestores de datos  o lo que tengas en mente.

Y doto esto, en mi despacho de arquitecto, ingeniería, decoración o diseño… ¿Cómo lo podemos aprovechar?

Como sabemos que os gustan los ejemplos. El aparejador Antonio Trujillo tiene toda la gestión y organización de sus encargos, proyectos de arquitectura, obra, rehabilitación en la herramienta No Code Notion:

Notion es un gestor de información No Code simple de utilizar. El técnico adapta Notion a sus necesidades de trabajo creando su propio gestor de datos.

El vídeo explica al detalle el flujo de trabajo que gestiona prácticamente todo su negocio con un programa online muy barato, pero, lo importante, es entender el potencial de estas herramientas y lo que nos pueden aportar.

Y sabes lo mejor, esto es solo una mínima parte del potencial No Code… ¿Qué más podemos hacer?

Principales funcionalidades de las aplicaciones No Code

El mundo No Code es muy amplio, sobre todo, en el ámbito Ingles que nos llevan unos años por delante. Pero las principales funcionalidades las vemos en el siguiente esquema:

En el No Code, las automatizaciones son muy importantes al facilitar que podamos conectar e intercambiar información entre diferente software online

Funcionalidades herramientas No Code:

• Creación de apps, softwares, páginas web, bost, gestores de información, etc, ni tampoco tener que diseñar una interfaz de usuario o UI. Puedes hacerlo todo sin saber programación.
• Como base de datos: Gestión de tratamiento, organización, clasificación y análisis de la información.
• Creación de formularios: Programas online No Code que generan formularios para captar información, sea en base a una URL o que podemos incrustar en una web,
• Automatizaciones: Son aplicaciones que conectan herramientas online unas con otras de forma automatizada. Puedes conectar dos softwares online o 50 de una forma muy fácil (Ejemplo; Un formulario que crea un PDF en automático y después, lo envía por Email – está automatizando el proceso al conectar diferentes herramientas entre sí)
• Gestión de API: Abreviatura de Application Programming Interfaces y en pocas palabras podríamos decir que es un protocolo que permitiendo la comunicación entre dos aplicaciones de software a través de un conjunto de reglas (Muy parecido a las Automatizaciones).
• Marketing: Aquí la tecnología No Code se centra en la automatización de procesos y tareas relacionadas con el mundo del Marketing.
• Ventas (Sales): El software se centra en la automatización de procesos y tareas relacionadas con el mundo de las ventas, desde un producto digital hasta literalmente la venta de un piso.

Las automatizaciones digitales forman una parte esencial del No Code y son de vital importancia para conectar programas online entre sí y que interactúen.

Es más, posiblemente no necesitas crear una app o tener tu propio gestor de información creado por ti, pero, estamos seguros que automatizar algunas tareas del despacho, sí.

Así que necesitamos entender qué es automatizar tareas digitalmente y cómo aprovecharlas…

Qué es la automatización digital

La automatización de procesos digitales es utilizar algún software No Code que realiza una o más tareas digitales de nuestro trabajo diario sin la intervención humana.

¡Objetivo! Ganar en productividad y organización; puedes automatizar la generación de facturas, presupuestos, control de obra y proyectos, mejorar la comunicación interna y externa, automatizar el marketing y mil posibilidades más.

A día de hoy, en el mundo de la automatización digital, el límite lo pone tu mente.

Un ejemplo sencillo. Pongamos que tengo una empresa de casas prefabricadas, con una web y un formulario que pueden rellenar los posibles clientes que buscan un presupuesto. Y hoy, nos llega un Email de un usuario:

La imagen anterior representa solo un pequeño ejemplo de cómo automatizar un proceso digital que, muchos de nosotros, realizamos repetitivamente todos los días.

Por cierto, si estás pensando que aquí poco puedes personalizar el Email ¡estas equivocado! Puedes crear presupuestos en PDF super personalizados, profesionales o poner en el Email, directamente lo que quieras y todo automatizado.

¡Vale! Pero, qué ventajas aporta realmente el automatizar un flujo de trabajo digital…

Ventajas de las automatizaciones digitales

Por supuesto, el mecanizar trabajos digitales tiene ventajas y desventajas. No me voy a ir con rodeos. Así que el siguiente esquema simplifica las ventajas de automatizar un negocio:

• Ahorro de tiempo: Mucho más productivos al simplificar las rutinas y acciones repetitivas del día a día.
• Eficiencia: Se automatiza tareas que se realizan de forma manual y repetitiva.
• Optimización: Se reduce y perfecciona al máximo los recursos humanos utilizados entre, por ejemplo, empresa y cliente.
• Control de información: Disponemos de una base de datos clara sobre clientes, información de la empresa o los trabajadores.
• Mejor gestión de clientes: Posibles errores se disminuyen y se optimiza la relación entre cliente – empresa, aunque a prior, no lo parezca.
• Monitorización de lo que hacemos: Podemos saber qué hacemos, cómo lo hacemos y qué resultados estamos obteniendo.

¿Y las desventajas? Obviamente, todo esto no es tan bonito y en este punto recalcaría tres barreras:

• Necesidad de clarificar muy bien los procesos o tareas que se realizan en el despacho para poder elegir el software más adecuado.
• Los buenos Software de No Code y para automatizar tareas, tienen un coste, pero no es nada del otro mundo.
• Es necesario formarse. Aunque, ya te confirmo que para el 95% de las empresas, ni de lejos es una barrera si comparas con los resultados que obtendrás.

Y ahora… ¿Por dónde empezamos?

Cómo empezar en el mundo de las automatizaciones

La forma más sencilla de empezar en el mundo de la automatización digital es actuar sobre los procesos, acciones y tareas repetitivas que se gestionan en la empresa todas las semanas, que son, principalmente, las que nos quitan mucho tiempo.

No podemos saber qué automatización realizar, si no sabes que pasos realizas para la tarea «X»

Aquí, entra en juego el saber qué hacemos en nuestro negocio desde una perspectiva de detalle.  No podemos saber qué automatización realizar si no tenemos detallado los pasos que hacemos para el trabajo «X».

Aunque parezca complicado a prior (Más adelante indicamos dónde formarnos), el automatizar tareas repetitivas de un negocio es simple, y, además, podrás organizar mejor la empresa y los datos.

El siguiente vídeo de Gisela Bravo (Top en Automation) de Sharing Away es una excelente introducción a la tecnología del Digital Process Automation con ejemplos.

Documentar los pasos que realizamos en una tarea, es importante. Alguna herramienta para crear diagramas de flujo o mapas mentales están en el artículo sobre herramientas digitales para productividad.

¡Puedes automatizar todo! Y, por ejemplo, la herramienta Integromat (Una de las más conocidas) ya te muestra que puede conectar cientos de herramientas en pocos clics, incluso con plantillas pre diseñadas para facilitar su uso.

Y en este punto clave, nos toca conocer qué aplicaciones digitales son la mejores y dónde nos podemos formarnos gratis…

Qué herramientas No Code y para automatizar hay

Aunque solo vamos a presentar una pequeña parte del amplio ecosistema No Code, que no para de crecer. Creemos que puede representar las mejores herramientas No Code que actualmente están en el mercado:

Nota: Por supuesto, seguro que nos hemos dejado alguna interesante. Además, realizan tareas combinadas, por ejemplo, varias de las aplicaciones de Bases de Datos puedes crear también formularios para captar información (Airtable).

Cursos gratis en No Code y formación en automatización

Por desgracia, ante esta nueva tendencia tecnológica – en el campo de habla hispana – no tenemos todos los recursos que nos guastarían, pero, aún así, poco pero con calidad hay calidad.

Empezamos los cursos gratis de No Code con:

• Nocode Hackers fueron con quienes empezamos a introducirnos en esta temática. Tienen un cursos gratis de automatización digital, además de otros en introducción al no-code, Airtable, Zapier y Notion. Calidad 100%! Y bien explicado.
• En la plataforma Sharing Away se han especializado en esta innovadora tecnología para aprender a crear, automatizar y crecer tu producto digital sin programar. Tienen un curso gratis de introducción a No Code puedes mirar desde AQUÍ. Como nota, además de los cursos de pago (son geniales) tienen una comunidad de habla hispana potente.
• Integromat es la herramienta más potente en automatizar procesos, desde tareas fáciles a muy complejos. En este canal de Youtube de Sharing Away tienes un curso gratis de Integromat, de lo más básico al top.
• No Coders Academy también es un portal de habla hispana. Buenos recursos, vídeo tutoriales gratis todas las semanas que puedes ver AQUÍ y algunos cursos.
• Notion ya es una plataforma muy madura con muchos adeptos. Hay diferentes cursos gratis en YouTube y recomendamos estos vídeos de Elena Madrigal para introducirnos con profundidad.

Infografía automatización digital – Resumen

Pues nada, que hemos montado una infografía a modo resumen del artículo…

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